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Hoteleria: Un sondeo con las regiones para saber cuantos carros vienen, y un promedio de 3 personas por carro aprox. Necesario el camping para los que buscan economia y para quienes no separaron cuarto. Importante buscar un sitio donde puedan estar todos juntos pues la idea es integrarnos. Debe tener buen parqueadero (vigilado), buena comida y sobre todo, buen precio. Creo que el de Caldas ha sido el precio mas bajo por noche de todos los encuentros. Esto es de lo mas complicado pues debe cumplir muchos requisitos y nuestros encuentros son en temporada alta...
Pista: Bueno, pues muchos quieren jugar con los carros, y lo mas practico es una pista pues asi se pueden ver todos los carros y los que no quieran entrar con el propio disfrutan viendo los de los demas. Si se hace un viaje por trocha o algo similar es probable que algunos asistan, otros no, en fin... esa tambien es buena opcion, pero no soy amigo de las caravanas, son dificiles de organizar cuando son de mas de unos 10 carros. La dificultad de la pista depende del terreno disponible y del billete pues la maquinaria amarilla es MUY costosa (entre unos 70 y 120mil la hora mas transporte si esta muy lejos), con presupuesto no hay limites para la pista, pero la idea es que la puedan recorrer los LR sin modificaciones, como vieron en Caldas, carros originales y sin llantas MT entraron a la pista y la recorrieron sin problemas (claro, no salieron de la fosa, jejejejeje) Para la pista se necesita como minimo cintas para marcarla y cal.
Punto de encuentro: Se debe contar con un punto de llegada de las caravanas, debe ser comodo para estacionar, facil de ubicar, preferiblemente que sea una buena vitrina para que nos vean, con comida y bebida por lo menos, y les ruego a los proximos organizadores: CON SOMBRA
Mas de logistica:
Hay que coordinar Bomberos (o similar, Defensa Civil, Ambulancia, etc), Policia, y podria ser necesario Transito o policia de carreteras. En nuestro caso yo redacté las solicitudes y la Diputada Monica Raigoza y los Concejales Carlos M Henao y Angela Espinosa se encargaron de hacer la gestion. La ayuda politica es muy importante, en Florencia fue evidente y en Caldas ayudaron bastante tambien, no se si notaron que en los retenes cercanos a Caldas estaban enterados de nuestra presencia. Tambien hay que informar al municipio (secretario de gobierno) que se realizará el evento. Todo eso es mas facil en municipios pequeños que en grandes capitales. Muy importante hacer la incripcion tomando los datos principales de cada asistente y pedirle firmar la Exoneracion correspondiente.
Se debe tener sonido, carpa, tecnico para el sonido, megafono (opcional, o una garganta poderosa), y TODOS los de logistica sus radios Motorola, esos jugueticos son el mejor invento para una vaina de estas.
Souvenirs o recordatorios: La camiseta es muy importante y creo que es lo mas costoso (unos 8mil la unidad aprox), afortunadamente Pintuco nos dio la mano con eso. Queriamos tambien regalar algo que perdurara un poco mas, ahi estan los llaveros. La calcomania conmemorativa es muy buena tambien, es un tesoro importante para el carro ademas de tapar muy bien los rayones, de ahi en adelante, creatividad y lo que se ajuste al presupuesto. En otros encuentros han regalado banderitas, dulces, etc...
Musicos... son opcionales pero animan bastante, en Florencia armaron la parranda y en Caldas tambien, y si son amigos y cantan gratis, mejor (
gracias Johnatan y comañia)Comunicados a los medios... se enviaron muchas cartas y correos electronicos, y afortunadamente un caballero que conocí desde mi infancia y del que no sabia mucho hace tiempo resultó un comunicador especializado en el tema de motores (señor Dario Rada)... creo que gracias a él resultó lo de Teleantioquia y El Colombiano...
Publicidad... afiches, correos electronicos, Facebook, etc... de la imagen del evento se encargó Felipe Noriega y ayudaron Julian Barrientos y Diego Arango... si no se tienen amigos que manejen el tema de publicidad eso hay que sumarlo al costo... solo la impresion de los afiches mas el envio a las regiones unos 300mil pesos en buen material.
Grua o tractor... Importante en la pista tener un vehiculo de rescate, en nuestro caso fue patrocinado por Gruas Arnes... Luchop ayudó mucho con su nuevo winch
...En total es importante tener unos 8 o 10 amigos que ayuden, con trabajo o con plata (o ambos
), hay que hacer una vaca bien jugosa, en fin... y de ese grupo deben existir al menos unos 3 ó 4 bien comprometidos y dedicados al tema... que saquen vacaciones para poder tener disponibildad completa, las legionarias algunas ayudan con trabajo y otras perdonando a los legionarios que seguramente van a sacrificar muchas cosas para el evento... se debe tener ademas reservado un buen plan de minutos para el celular o una buena recarga de minutos...Infaltable el compromiso de los asistentes... no se pueden dejar metidos a los organizadores pues uno asume compromisos basandose en la palabra de los asistentes.
Como vivió Gonzabar... es una muy buena actividad dedicar algo del encuentro a hacer obras sociales, asi se construye patria... recuerden que asi lo hacian en el Camel.
Hay que tener muy claro como dividir los horarios de la programacion, basicamente saber que del sabado solo queda la noche (ahi se hace la rumba de integracion, para eso se necesita un buen espacio con comida y bebida a precios razonables) pues el dia se va esperando delegaciones... el domingo la gente no madruga por la resaca asi que mas o menos desde las 10am pueden iniciar las actividades, y el lunes lo que se haga debe ser opcional pues muchos se dedican a adecuar el carro para regresar a casa o madrugan a viajar si estan muy lejos.
Al final... lo que siempre he dicho... es mejor tener amigos que plata
... para el evento contamos con muchas cosas gratis, prestadas, regaladas, patrocinadas, etc, son una cantidad enorme de detalles y todos valen $$$$, ... sin la ayuda de cada uno el costo subiria a mas del doble... el trabajo en equipo es la clave... gracias a todos los que ayudaron en Medellin y Caldas PD: Vio, es muy facil
